Privacybeleid
Dit beleid legt uit hoe Playlee omgaat met persoonsgegevens in Playlee Clubs, Playlee Tournaments, de toernooigids, Playlee Accounts, onze websites en onze apps, en wie daarvoor verantwoordelijk is. Het is opgesteld op basis van de Britse AVG, de AVG en aanverwante nationale regels.
Wie we zijn
Playlee wordt geëxploiteerd door Playlee Limited, een private limited company geregistreerd in Engeland en Wales onder bedrijfsnummer 17197208. Ons statutair adres is 433 Rotherham Road, Barnsley, Verenigd Koninkrijk, S71 1UX. Voor vragen over privacy kun je contact met ons opnemen via support@playlee.com.
Wie verantwoordelijk is voor je gegevens
Wie verantwoordelijk is (de "verwerkingsverantwoordelijke"), hangt af van het product en van het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt:
- Clubs: een club die Playlee Clubs gebruikt, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de informatie die zij verzamelt en beheert over haar leden, spelers, ouders en verzorgers, trainers en vrijwilligers, zoals inschrijvingen, medische en toestemmingsgegevens, documenten, betalingen, beschikbaarheid, berichten en, in Playlee Accounts, haar boekhouding. Playlee verwerkt die informatie namens de club.
- Toernooiorganisatoren: een organisator die Playlee Tournaments gebruikt, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de informatie over teams, spelers, verzorgers, scheidsrechters en ticketkopers die voor zijn evenement wordt verzameld. Playlee verwerkt die informatie namens de organisator.
- Playlee: wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor Playlee-accounts en inloggen, beveiliging en fraudepreventie, support, onze eigen facturering (betaalde toernooiplannen en abonnementen op Playlee Accounts), analytics en foutmonitoring, onze eigen marketing, de toernooigids en onze gegevens van amateurclubs en hun functionarissen.
- Gedeelde gezinsgegevens: wanneer een gezin bij meer dan één club op Playlee is aangesloten, worden sommige gegevens van een kind, waaronder identiteitsgegevens en medische informatie, één keer opgeslagen en getoond aan elke club waarbij het gezin zich heeft aangesloten, zodat ouders ze niet opnieuw hoeven in te voeren. Elke club is verantwoordelijk voor haar eigen gebruik van die gegevens. Playlee is verantwoordelijk voor het bijhouden van het gedeelde gegevensbestand en zorgt ervoor dat het alleen wordt getoond aan de clubs waarbij het gezin zich heeft aangesloten.
Heb je een vraag over gegevens die een club of organisator over je heeft, neem dan eerst contact met hen op. Je kunt ook contact met ons opnemen; we sturen je verzoek dan door naar de juiste club of organisator en helpen hen te reageren.
Wat we verzamelen
Welke gegevens we hebben, hangt af van hoe Playlee wordt gebruikt:
- Accounts: naam, e-mailadres, telefoonnummer, inloggegevens, je marketingvoorkeuren en de rollen die je in clubs of toernooien hebt.
- Playlee Clubs: gegevens van spelers en leden die door ouders of de club worden ingevoerd, zoals naam, geboortedatum, geslacht, schooljaar, adres en FA-nummer; contactgegevens van ouders en verzorgers; informatie over medische zaken, allergieën en toegankelijkheid; toestemmingen, zoals voor foto's en medische zaken; spelersfoto's en identiteitsbewijzen voor registratie bij de competitie; kwalificaties en screenings van vrijwilligers en trainers; wedstrijden, beschikbaarheid, aanwezigheid en wedstrijdinformatie; betalingsplannen, facturen en betaalstatus; en berichten die in de app worden verstuurd.
- Playlee Tournaments: gegevens van organisatoren; teaminschrijvingen en contactgegevens; namen en geboortedata van spelers als een organisator die verzamelt; gegevens van verzorgers; gegevens van scheidsrechters, hun kwalificaties en identiteitscontroles, en voor scheidsrechters jonger dan 18 de contactgegevens en toestemming van een ouder of verzorger; wedstrijden en uitslagen; en namen en e-mailadressen van kopers van tickets.
- Toernooigids: toernooigegevens en de contactgegevens van de organisator die bij een vermelding worden gepubliceerd, en de informatie die je geeft wanneer je een vermelding indient of claimt.
- Gegevens van amateurclubs: de namen en clubfuncties van clubfunctionarissen, de contactgegevens die voor die functie zijn gepubliceerd, en waar en wanneer we ze hebben gevonden (zie “Gegevens van amateurclubs” hieronder).
- Betalingen: Stripe verzamelt en verwerkt kaart- en bankgegevens. Playlee slaat geen volledige kaartnummers op; we bewaren referenties, bedragen en de betaalstatus.
- Apparaten en gebruik: apparaat- en pushmeldings-ID's, IP-adres, browser- en app-informatie, foutrapporten en hoe de dienst wordt gebruikt. Als je dat toestaat, gebruiken de apps je geschatte locatie om toernooien in de buurt te tonen; die wordt afgerond en niet opgeslagen.
- Support: berichten die je ons stuurt, waaronder gesprekken met onze supportassistent, die een geautomatiseerde AI-assistent is en geen mens.
We ontvangen deze informatie van jou, van je club of toernooiorganisator, van een ouder of verzorger (voor gegevens van kinderen), van Stripe (betaalstatus) en, voor vermeldingen in de gids en gegevens van clubs, uit openbare bronnen zoals websites van competities, regionale bonden, sportbonden en clubs.
Om een account aan te maken, moet je ons je naam en een e-mailadres of mobiel nummer geven. Clubs en organisatoren bepalen welke gegevens ze nodig hebben voor een inschrijving; als je die niet geeft, kunnen ze de inschrijving mogelijk niet accepteren.
Hoe we gegevens gebruiken en onze rechtsgronden
Wanneer Playlee de verwerkingsverantwoordelijke is, gebruiken we persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- Overeenkomst: om je account te leveren en de functies die jij, je club of je organisator gebruikt, betalingen te verwerken en serviceberichten te versturen.
- Gerechtvaardigd belang: om de dienst te beveiligen en te verbeteren, fraude en misbruik te voorkomen, fouten op te sporen (ook met sessie-opnamen), te begrijpen hoe het product wordt gebruikt, de toernooigids te beheren, ons team te laten weten dat er nieuwe aanmeldingen zijn, gegevens van amateurclubs bij te houden en clubs en hun functionarissen over Playlee te benaderen. Ons belang is een veilige, goed werkende dienst voor de amateursport te bieden en clubs daarover te informeren. Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen dit gebruik.
- Wettelijke verplichting: om een financiële administratie bij te houden en te reageren op rechtmatige verzoeken.
- Toestemming: voor Google Analytics en voor marketingmails aan accounthouders die ermee hebben ingestemd die te ontvangen. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.
Wanneer we gegevens verwerken voor een club of organisator, gebruiken we die alleen volgens hun instructies en om de dienst aan hen te leveren.
Sommige inzendingen voor de gids worden automatisch gecontroleerd en daarna gepubliceerd of afgewezen. Als je denkt dat een besluit over je inzending onjuist is, neem dan contact met ons op en een mens bekijkt het opnieuw. We nemen geen andere besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen hebben of je in vergelijkbare mate aanmerkelijk treffen.
Kinderen en gevoelige informatie
Playlee wordt gebruikt voor jeugdsport en bevat daarom informatie over kinderen. Kinderen hebben normaal gesproken geen eigen Playlee-account: hun gegevens worden toegevoegd door een ouder of verzorger, of door een club of organisator. Clubs en organisatoren zijn ervoor verantwoordelijk dat ze een rechtsgrond hebben voor die informatie en dat ze de toestemmingen verzamelen waarop ze zich baseren. Scheidsrechters jonger dan 18 kunnen aan toernooien deelnemen, en een organisator kan toestemming van een ouder of verzorger verlangen; die toestemming vragen we via een link die we naar de ouder of verzorger sturen.
Medische informatie en informatie over allergieën en toegankelijkheid wordt door clubs verzameld om spelers veilig te houden. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, en de club is ervoor verantwoordelijk dat er een grond onder de privacywetgeving is om ze te verwerken, zoals de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of verzorger. Deze informatie is niet openbaar: alleen het gezin en de mensen aan wie de club toegang heeft gegeven in Playlee Clubs kunnen haar zien. Spelersfoto's en identiteitsbewijzen die worden geüpload voor de registratie bij de competitie worden in privéopslag bewaard, niet op openbare pagina's.
Clubs kunnen een tool gebruiken om de registratiefoto van een speler voor te bereiden, bijvoorbeeld om die bij te snijden of de achtergrond op te schonen. De foto wordt eerst op het apparaat voorbereid; als dat geen goed resultaat geeft, wordt de foto daarvoor naar OpenAI gestuurd.
We gebruiken informatie over kinderen niet voor onze eigen marketing of voor advertenties.
Gegevens van amateurclubs
Om de toernooigids op te bouwen, wedstrijden tussen clubs aan elkaar te koppelen en clubs over Playlee te informeren, houden we gegevens bij van amateurclubs en van de functionarissen van wie contactgegevens voor een clubfunctie zijn gepubliceerd, bijvoorbeeld op websites van competities, regionale bonden, sportbonden of clubs. We bewaren hun naam, functie en club, de contactgegevens die voor die functie zijn gepubliceerd, en waar en wanneer we ze hebben gevonden.
We benaderen clubs per e-mail, via de contactgegevens van de secretaris of de algemene contactgegevens van de club. Als een functionaris voor zijn of haar clubfunctie een persoonlijk e-mailadres heeft gepubliceerd, kunnen we dat gebruiken. Contactgegevens die alleen zijn gepubliceerd voor een vertrouwenspersoon of functionaris voor veiligheid en welzijn gebruiken we niet voor marketing, en we sturen geen marketing-sms'jes naar persoonlijke mobiele nummers. Elke e-mail vermeldt waar we het adres hebben gevonden en hoe je verdere e-mails kunt stoppen.
We baseren ons op gerechtvaardigd belang: amateurclubs informeren over een dienst die voor hen is gemaakt. Voor een deel van dit werk gebruiken we geautomatiseerde tools, waaronder OpenAI en TypeSafe, om openbare clubinformatie te controleren en e-mails op te stellen. Je kunt op elk moment bezwaar maken, ons vragen je niet meer te benaderen of je gegevens te verwijderen, door op onze e-mail te reageren, de afmeldlink erin te gebruiken of te mailen naar support@playlee.com. Als je ons vraagt je niet meer te benaderen, bewaren we je e-mailadres op een uitsluitingslijst, zodat we je niet opnieuw benaderen.
Een openbaar contactadres is op zichzelf geen toestemming voor marketing. Gerechtvaardigde belangen onder de privacywetgeving vervangen geen toestemming die de regels voor elektronische marketing vereisen.
De scheidsrechtersgids
Scheidsrechters kunnen ervoor kiezen in de scheidsrechtersgids van Playlee te staan, zodat toernooiorganisatoren in de buurt hen kunnen vinden en uitnodigen. Dat is vrijwillig: je vinkt een vakje aan en je hebt een Playlee-account met een bevestigd mobiel nummer nodig.
- Wat organisatoren zien: je voornaam en de eerste letter van je achternaam, je woonplaats, een afstandsindicatie (bijvoorbeeld „binnen 15 km”), je niveau, je bond, of je gediplomeerd scheidsrechter bent, een vinkje voor je bevestigde mobiele nummer en, als dat van toepassing is, een label „Onder 18”.
- Wat privé blijft: je mobiele nummer, je e-mailadres, je postcode en de exacte afstand. Je postcode wordt alleen gebruikt om te bepalen welke toernooien binnen je reisafstand liggen. Contact loopt via Playlee-berichten tot je de uitnodiging van een organisator accepteert; de organisator van een toernooi dat je accepteert ziet dan de contactgegevens die nodig zijn om het te organiseren.
- Jonger dan 18: een scheidsrechter jonger dan 18 komt pas in de gids nadat een ouder of voogd dat per e-mail heeft bevestigd. We bewaren hun naam, e-mailadres en antwoord; zij kunnen de toestemming op elk moment intrekken, waarna het profiel direct uit de gids gaat.
- Stoppen: je kunt op elk moment uit de gids gaan via je scheidsrechtersaccount op de website of in de Playlee-app. Je bent direct uit de gids.
Bewaartermijn: je gidsprofiel (postcode, woonplaats, reisafstand, niveau en introductie) wordt verwijderd wanneer je je Playlee-account verwijdert. Berichten tussen jou en een organisator worden 12 maanden na verzending bij de gegevens van dat toernooi bewaard en daarna verwijderd.
Internationale doorgifte
Onze database en onze opslag van privébestanden bevinden zich in de EU (Frankfurt). Sommige dienstverleners zijn gevestigd in, of verwerken gegevens in, landen buiten het Verenigd Koninkrijk en de EER, waaronder de Verenigde Staten: bijvoorbeeld Vercel, Stripe, Google, Apple, OpenAI, TypeSafe, Twilio en Telegram.
Een doorgifte kan onder een toepasselijk Brits of EER-adequaatheidsbesluit vallen, waaronder een relevante certificering onder het Data Privacy Framework als die de ontvanger en de doorgifte dekt. Anders is voor een beperkte doorgifte een andere geldige grondslag nodig, zoals de Britse International Data Transfer Agreement of het Britse addendum voor Britse doorgiften, of EU-modelcontractbepalingen voor doorgiften vanuit de EER, met eventueel vereiste aanvullende waarborgen. Je kunt ons vragen welke grondslag voor een dienstverlener geldt en hoe je een kopie van de relevante waarborgen kunt krijgen.
Hoe lang we gegevens bewaren
- Accountgegevens worden bewaard zolang je account openstaat. Als je je account verwijdert, verwijderen we je inloggegevens, contactgegevens, apparaat-ID's en meldingsinstellingen, en wordt het account als verwijderd gemarkeerd.
- Club- en toernooigegevens worden bewaard zolang de club of organisator Playlee gebruikt, tenzij zij ze eerder verwijderen. Clubs kunnen een lid dat vertrekt anonimiseren; betalingsgegevens blijven bewaard, gelabeld als verwijderd lid.
- Financiële en betalingsgegevens worden bewaard zolang de belasting- en boekhoudwetgeving dat vereist, in het Verenigd Koninkrijk doorgaans zes jaar.
- Vermeldingen in de gids verdwijnen uit de zoekresultaten zodra het toernooi is afgelopen.
- Gegevens van amateurclubs worden bewaard zolang de club en de gepubliceerde contactgegevens actueel zijn. Als je ons vraagt je niet meer te benaderen, bewaren we alleen wat nodig is om ervoor te zorgen dat we je niet opnieuw benaderen.
- Supportgesprekken, foutrapporten en analyticsgegevens worden alleen bewaard zolang we ze nodig hebben om je te antwoorden, problemen op te lossen en te begrijpen hoe Playlee wordt gebruikt.
- Je cookievoorkeur wordt opgeslagen in een cookie van 12 maanden en in lokale opslag zonder automatische vervaldatum. Je kunt je keuze via de cookie-instellingen wijzigen of de browseropslag van deze site wissen.
Je rechten
Afhankelijk van waar je woont, kun je vragen om inzage in je gegevens, om correctie of verwijdering, om beperking van het gebruik of bezwaar maken tegen het gebruik, je gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen en je toestemming intrekken. Je kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor marketing, en dan stoppen we daarmee. Stuur je verzoek per e-mail naar support@playlee.com. Mogelijk moeten we eerst je identiteit bevestigen. Een verzoek is gratis; we reageren binnen één maand, of laten je binnen die maand weten als een complex verzoek meer tijd nodig heeft.
Gaat je verzoek over gegevens waarvoor een club of organisator verwerkingsverantwoordelijke is, dan sturen we het naar hen door en helpen we hen te reageren. Clubs kunnen vanuit Playlee Clubs de gegevens van een lid exporteren en een lid anonimiseren. Je kunt je Playlee-account verwijderen via de accountinstellingen in de Playlee-app, of zie onze pagina over accountverwijdering.
Klachten en toezichthouders
Als je niet tevreden bent over hoe we met je gegevens zijn omgegaan, neem dan eerst contact op via support@playlee.com, zodat we kunnen proberen het recht te zetten. We bevestigen de ontvangst van je klacht binnen 30 dagen en laten je de uitkomst zonder onnodige vertraging weten.
Je kunt ook een klacht indienen bij je toezichthouder voor gegevensbescherming. In het Verenigd Koninkrijk is dat het Information Commissioner's Office. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. In Oostenrijk is dat de Datenschutzbehörde. In Duitsland is dat meestal de toezichthouder voor gegevensbescherming van je deelstaat. In Ierland is dat de Data Protection Commission. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit (Autorité de protection des données). In Frankrijk is dat de CNIL. In Spanje is dat de Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). In Italië is dat de Garante per la protezione dei dati personali.
Wijzigingen in dit beleid
We werken dit beleid bij wanneer de manier waarop we met gegevens omgaan verandert, en vermelden de datum van de nieuwste versie bovenaan deze pagina. De vertalingen zijn bedoeld om dezelfde informatie te geven. Neem bij een verschil contact op met support@playlee.com voor uitleg. Een voorrangsregel voor een taal beperkt je privacyrechten niet.